Fiche d’Information – Conseils pour avocats et parajuristes en Ontario : Mesures d’adaptation pour les clients au moyen de communication par courriel

Mon client demande de l’accommoder en communiquant par courriel en raison de son handicap. Quelles sont mes obligations professionnelles?

Que dit la loi?

• Le Barreau de l’Ontario interdit toute forme de discrimination, y compris à l’encontre des personnes ayant un handicap. Cette interdiction et l’obligation de fournir des services juridiques conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario sont détaillées dans le Code de déontologie et le Code de déontologie des parajuristes.
• Les fournisseurs de services juridiques doivent accommoder leurs clients ayant un handicap à moins que l’accommodement cause une contrainte excessive, tel qu’exigé par le Code des droits de la personne de l’Ontario.
• Lorsqu’ils évaluent si un accommodement cause une contrainte excessive, les fournisseurs de services doivent prendre en compte les coûts, les sources de financement extérieures et les exigences en matière de santé et de sécurité, spécifiquement liés à la demande d’accommodation. Les coûts, en particulier, doivent être si importants qu’ils modifient la nature essentielle du service ou sa viabilité afin de constituer une contrainte excessive. Un simple inconvénient pour l’entreprise ne suffit pas pour justifier une contrainte excessive.
• Lorsqu’un client a besoin d’une communication écrite sous forme de courriel en raison de son handicap, l’avocat ou le parajuriste est tenu de l’accommoder à moins que l’accommodement constitue une contrainte excessive.
• Les avocats et les parajuristes doivent également être conscients de leur devoir de confidentialité, du privilège du secret professionnel et de leurs autres obligations professionnelles. En accommodant leur client, ils doivent prendre des mesures afin d’assurer que leurs obligations professionnelles continuent à être remplies.

En pratique

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• Déterminez avec votre client si une communication par courriel est nécessaire pour toutes les communications. Certains clients ont besoin du courriel pour toutes les communications, tandis que d’autres peuvent avoir besoin du courriel uniquement lorsque le volume d’information est important ou l’information est complexe.
• Il peut être inapproprié d’envoyer certains documents ou types d’information par courriel, telles qu’une entente signée ou de l’information sensible. Dans ce cas, discutez avec votre client si une autre méthode de communication serait plus appropriée.
• Les clients ayant une déficience visuelle peuvent nécessiter un format spécifique pour lire des documents électroniques, tels qu’en format Word ou en format RTF. Demandez votre client quel format doit être utilisé pour les documents envoyés par courriel.
• Envisagez inclure les méthodes de communication convenues (tel que le courriel) et la protection qui sera utilisée pour sécuriser ces communications dans le mandat ou la lettre de mandat.
• Assurez-vous que toutes les communications avec votre client sont en langage clair. Pour les clients ayant une déficience intellectuelle, assurez-vous que la communication est en langage simple.
• Selon votre client, considérez séparer l’information en plusieurs courriels plus courts.
• Envisagez ajouter “Privilège avocat-client à la ligne d’objet et inclure une clause de confidentialité dans le courriel pour rappeler au client que l’information qu’il contient est confidentielle.
• Considérez encoder toutes communications par courriel.
• Un client qui a besoin d’une communication écrite (c’est-à-dire d’une communication par courriel) peut également avoir besoin d’une mesure d’adaptation dans d’autres aspects du processus du litige au sein de son dossier. Discutez avec votre client de ses besoins d’accommodement pour les différentes étapes de son dossier, telles que les comparutions devant les tribunaux, les réunions de règlement et les sessions de médiation.

Pour plus d’informations

Voir les articles 3.3 et 6.3.1 du Code de déontologie : https://lso.ca/a-propos-du-barreau/lois-et-codes/code-de-deontologie/version-complete-du-code-de-deontologie

Voir les articles 2.03 et 3.03 du Code de déontologie des parajuristes : https://lso.ca/a-propos-du-barreau/lois-et-codes/code-de-deontologie-des-parajuristes/code-de-deontologie-des-parajuristes

Le Barreau de l’Ontario publie une série de balados intitulée « La technologie en pratique », où plusieurs épisodes concernent l’utilisation de communications par courriel : https://www.lso.ca/avocats/ressources-et-soutiens-a-la-pratique/sujets-lies-a-la-gestion-de-la-pratique/la-technologie-en-pratique

Voir la Politique de la Commission ontarienne des droits de la personne sur le capacitisme et la discrimination fondée sur le handicap : http://www.ohrc.on.ca/fr/politique-sur-le-capacitisme-et-la-discrimination-fond%C3%A9e-sur-le-handicap

ARCH offre un service de consultation gratuit aux avocats et parajuristes qui représentant une personne ayant un handicap. Les avocats et parajuristes peuvent prendre un rendez-vous avec un avocat d’ARCH pour consulter sur différents aspects de leur cas reliés aux droits des personnes ayant un handicap et comment subvenir aux besoins d’accommodement d’un client.

* Remarque: cette fiche d’information est destinée aux avocats et parajuristes offrant des services juridiques aux personnes ayant un handicap. Il ne s’agit pas d’un conseil juridique. L’information est à jour en date de février 2019.